De par l'étendue de son expérience et la qualité de ses relations avec un grand nombre de partenaires publics et privés dans le monde entier, Ginger SOFRECO est en mesure de coordonner et piloter toute intervention d'ingénierie, de conseil ou de formation nécessitant l'intervention d'équipes pluridisciplinaires d'experts.
L'action de Ginger SOFRECO est fondée sur la collaboration étroite de 3 acteurs :
Le directeur de contrat, qui fait partie du personnel permanent basé au Siège de Ginger SOFRECO, est le responsable de la gestion et de la bonne exécution du contrat vis à vis du Client, dont il est l'interlocuteur privilégié. Il assure la supervision de l'équipe technique, mobilise les experts en mission de longue durée et courte durée, organise la logistique et le contrôle qualité des rapports et autres livrables. C'est lui qui prend, en concertation avec le chef d'équipe, les décisions techniques importantes. Il se rend sur le terrain à intervalles réguliers et chaque fois que nécessaire.
L'équipe technique est composée d'experts et de spécialistes de haut niveau fournis par Ginger SOFRECO et, le cas échéant, ses partenaires techniques spécialisés. Elle est placée sous la responsabilité d'un chef d'équipe (chef de projet) qui est l'interlocuteur au quotidien du Client, et qui agit en concertation étroite avec le directeur de contrat.
L'appui logistique et financier du Siège est assuré par un responsable de contrat, nommément désigné au sein du département comptable et financier de Ginger SOFRECO.
Le Siège de Ginger SOFRECO assure un appui logistique et financier constant aux projets
Il assure:
- le suivi du budget des contrats ;
- la gestion financière des contrats pour lesquels Ginger SOFRECO est chef de file, membre d'un groupement ou contractant unique : caution bancaire, facturation au client, recouvrement...
- la gestion financière des accords de groupement dont SOFRECO est le chef de file ;
- le paiement des per diem et indemnités de logement ;
- le cas échéant, l'acquisition de matériels bureautiques et d'équipements pour les experts et le personnel d'appui.
Par ailleurs, le service approvisionnements et logistique de Ginger SOFRECO effectue pour le compte des équipes de projet les achats d'équipements et de pièces de rechange prévus par les contrats : il identifie les fournisseurs, lance et dépouille les appels d'offres et assure l'expédition et le dédouanement, et ce en pleine conformité avec les procédures des bailleurs de fonds. Le personnel du service dispose d'une grande expérience des contrats financés par la Commission Européenne, la Banque Mondiale et les autres bailleurs de fonds dont il maîtrise parfaitement les règles et procédures.
C'est ce même service qui prend en charge l'organisation des voyages d'études qui accompagnent souvent la mise en œuvre des contrats. En concertation avec le directeur de contrat et le chef d'équipe, il s'occupe du voyage et de l'hébergement des participants, de l'organisation du planning et, si nécessaire, de la mise à disposition d'interprètes.